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Allgemeines


Inhalt

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Komponenten und Installation

Verwendete Symbole

Anwendung

Start der Applikation

Mandant-Auswahl

Gesuchsteller

Gesuchsteller-Übersicht

Gesuchsteller-Editor

Gesuch

Gesuch-Übersicht

Gesuch-Editor

Historienelemente

Auswertungen

Stammdaten

Mandant

Anreden

PLZ / Ort

Benutzer

Dokumentvorlagen

Unterschriften

Programmoptionen

FAQ


Komponenten und Installation

Die Stiftungsverwaltung ist mit Microsoft Access 2003 entwickelt und besteht aus folgenden Komponenten:

•   	Stiftungen.mdb	Client-Anwendung

•   	Stiftung_data.mdb	Daten-Datenbank

•   	Dokumentvorlagen

Bei der Installation ist darauf zu achten, dass im Mehrbenutzer-Betrieb die Daten-Datenbank (Stiftung_data.mdb) auf einem Server-Laufwerk zentral , die Client-Datenbank (Stiftungen.mdb) für einzelnen Benutzer separat zur Verfügung gestellt werden.

Beim Start der Stiftungsverwaltung wird überprüft, ob die Daten-Datenbank zur Verfügung steht. Ist dies nicht der Fall, wird der Benutzer aufgefordert, die entsprechende Daten-Datenbank zu suchen und auszuwählen.

Nach der Auswahl der Daten-Datenbank muss die Anwendung geschlossen und nochmals neu gestartet werden.

Anschliessend sollten die Programm-Optionen eingestellt werden.


Verwendete Symbole

Symb.	Funktion
	Fenster schliessen
	Neuer Datensatz erstellen
	Aktueller Datensatz löschen
	Aktueller Datensatz speichern
	Worddokument erstellen
	E-Mail versenden
	Datensatz für einen anderen Mandanten kopieren
	Bildschirmanzeige einer Auswertung (Gesuch-Deckblatt)
	Druck einer Auswertung (Gesuch-Deckblatt)
	Dokument auswählen (Historienelement Datei)
	- Dokument anzeigen (Historienelement Datei) - Suche ausführen (Gesuchsteller, Gesuch)


Anwendung

Die Anwendung gliedert sich in die folgenden Hauptkomponenten:

•   	Gesuchsteller und Gesuchsteller-Editor

•   	Gesuch und Gesuch-Editor

•   	Auswertungen

•   	Stammdaten

•   	Mandant-Auswahl


Start der Applikation

Beim Start der Applikation wird als erster Bildschirm die Mandanten-Auswahl gezeigt.

Nachdem der Mandant ausgewählt wurde, startet. die Anwendung mit

dem gewählten Mandant das Formular "Gesuch".

vgl. Mandant-Auswahl

vgl. Gesuch


Mandant-Auswahl

Mit dem Formular "Mandant-Auswahl", kann zwischen den Mandanten gewechselt werden.

Sofern beim Wechsel noch andere Formulare geöffnet sind, werden diese automatisch geschlossen.


Gesuchsteller

Gesuchsteller sind Organisationen, Firmen oder Einzelpersonen,

welche bei einer Stiftung Gesuche einreichen.

Die Gesuchsteller in der Applikationen dienen als Gruppierungselemente

und haben einen zweitrangigen Charakter

vgl. Gesuchsteller-Übersicht

vgl. Gesuchsteller-Editor


Gesuchsteller-Übersicht

Im Formular Gesuchsteller werden sämtliche Gesuchsteller angezeigt. Die Detailanzeige, Mutation bzw. eine Neuerfassung eines Gesuchstellers erfolgt im Gesuchsteller-Editor.

Im oberen Bereich des Formulares sind die Navigationselemente, wie

- Formular schliessen

- Neuer Gesuchsteller eröffnen

- aktuell gewählter Gesuchsteller löschen

Anschliessend finden sich die Elemente zur Datenselektion und am Schluss die Liste der Gesuchsteller.

Im Suchfeld können einzelne Suchbegriffe eingegeben werden. Es werden sämtliche Datensätze angezeigt, bei denen irgend ein Feld dem entsprechenden Suchbegriff entspricht.

Es können auch sog. Wildcards für die Suche verwendet werden (*).

Beispiele:

*jahr	Zeigt alle Datensätze, welche das (Teil-)Wort "jahr" beinhalten

jahr	Zeigt alle Datensätze, welche mit "jahr" beginnen

Bei den Suchkriterien werden Gross- und Kleinschreibung ignoriert.


Gesuchsteller-Editor

Im Formular "Gesuchsteller-Editor" werden die Detaildaten eines Gesuchstellers erfasst bzw. geändert.

Ein Gesuchsteller kann mehreren Kategorien zugeordnet werden. Dabei können aus den zur Verfügung stehenden Kategorien diejenigen markiert werden, welche benötigt sind. Die Entfernung einer Zuordnung erfolgt wiederum über das Anklicken des Kästchen "Zugeordnet".

Die Liste der Gesuche enthält sämtliche Gesuche, welcher mit dem Gesuchsteller verknüpft sind. Durch Doppelklick auf ein Gesuch in der Liste der Gesuche öffnet sich der Gesuch-Editor mit den Detailangaben.

Im Bereich Historienelemente können diverse Elemente hinzugefügt werden. Die Detailanzeige eines Elementes Erfolgt durch Doppelklick auf den Eintrag in der Liste (vgl. Historienelemente)


Gesuch

Für die Verwaltung von Gesuchen sind grundsätzlich folgende 2 Möglichkeiten vorhanden:

•   	Liste Gesuch-Übersicht

•   	Gesuch-Editor (über die Gesuch-Übersicht anwählbar)


Gesuch-Übersicht

Im Formular Gesuch werden sämtliche Gesuche angezeict. Die Detailanzeige, Mutation bzw. eine Neuerfassung eines Gesuches erfolgt im Gesuch-Editor.

Im oberen Bereich des Formulares sind die Navigationselemente, wie

- Formular schliessen

- Neues Gesuch eröffnen

- aktuell gewähltes Gesuch löschen

Anschliessend finden sich die Elemente zur Datenselektion und am Schluss die Liste der Gesuche.

Im Suchfeld können einzelne Suchbegriffe eingegeben werden. Es werden sämtliche Datensätze angezeigt, bei denen irgend ein Feld dem entsprechenden Suchbegriff entspricht.

Es können auch sog. Wildcards für die Suche verwendet werden (*).

Beispiele:

*jahr	Zeigt alle Datensätze, welche das (Teil-)Wort "jahr" beinhalten

jahr	Zeigt alle Datensätze, welche mit "jahr" beginnen

Bei den Suchkriterien werden Gross- und Kleinschreibung ignoriert.


Gesuch-Editor

Mit dem Gesuch-Editor werden sämtliche Daten eines Gesuches erfasst und verwaltet.

Der Gesuch-Editor teilt sich in folgende 4 Registerlaschen auf:

•   	Gesuchdaten

•   	Gesuch-Details

•   	Frühere Beiträge

•   	Nicht zu Stande gekommen / Vertagung

Der Bereich Historien-Elemente ist auf allen 4 Bildschirmen ersichtlich.

Im Bereich Historienelemente können diverse Elemente hinzugefügt werden. Die

Detailanzeige eines elementes Erfolgt durch Doppelklick auf den Eintrag in der Liste (vgl. Historienelemente)


Gesuchdaten

In der ersten Registerlasche "Gesuchdaten" werden die Hauptinformationen eines Gesuchs verwaltet.

Bereich Gesuch-Daten

•   	Grundinformationen eines Gesuches

•   	Daten über die Durchführung der Veranstaltung (vgl. Auswertungen - Veranstaltungskalender)

•   	Zwingende Felder: Kategorie, Gesuchsteller

Bereich Gesuch-Lifecycle

•   	Daten über das Gesuch bzw. dessen Verlauf inkl. Sitzungszuordnung

•   	Zwingende Felder: Sitzung (Steht die benötigte Sitzung nicht zur Auswahl, muss diese in den Stammdaten erfasst werden)

Bereich Entscheid

•   	Angaben über den Gesuchsentscheid

•   	Ein gesetztes Fälligkeitsdatum ermöglicht die Ausgabe auf der Liste "Fällige Zahlungen"

•   	Differenziert der Bezahlte Betrag zum entschiedenen Betrag, muss zwingend eine Bemerkung erfasst werden. Diese Bemerkungen werden in den Auswertungen "Fällige Zahlungen" sowie "Bezahlte Gesuche" ausgegeben.

Bereich Historienelemente

vgl. Historienelemente

Bereich Kontakt

•   	Kontaktangaben des Gesuchstellers

•   	Wird dar Hacken (Gesuchsteller-Name verw.) wird bei der Adressaufbereitung neben den eigentlichen Kontaktangaben der Name des Gesuchstellers aufbereitet.

•   	Durch die Verwendung des Symbols [image] können Kontaktdaten eines bereits erfassten Gesuches kopiert werden

Bereich Abschluss

•   	Ist ein Gesuch abgeschlossen, wird dieser Hacken gewählt. Das Datum wird automatisch eingefügt.


Gesuch-Details

Im Bereich der Gesuch-Details können Detailinformationen verwaltet werden, welche u.a. auf dem Deckblatt angedruckt werden.

Bereich Kosten

•   	Aufzählung der dem Gesuch begefügten Kostenpositionen

Bereich Defizit

•   	Geschätztes Defizit des Gesuchs

Bereich Einnahmen

•   	Geschätzte Einnahmen der Veranstaltung

Bereich Nebengesuchsteller

•   	Es können bis zu 3 Nebengesuchsteller erfasst werden, welche sich an einem Gesuch beteiligen.


Frühere Beiträge

Im Bereich "Frühere Beiträge" können zusätzliche Informationen über Gesuche, welche zu früheren Zeitpunkten beschlossen wurden, erfasst werden. Diese Informationen werden auf dem Deckblatt angedruckt.


Nicht zu Stande gekommen

In diesem Bereich werden die Informationen eines Gesuches über ein nicht zu Stande kommen bzw. über eine Vertagung der Sitzung, an welcher das Gesuch behandelt wird, geführt.


Historienelemente

Pro Gesuchsteller bzw. Gesuch können mehrere unterschiedliche Historienelemente geführt werden.

Wird mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag geklickt, öffnet sich das folgende Kontextmenu, welches 4 Funktionen aufweist:

Folgende Historienelemente können erfasst werden:

Notiz

Datei

Für das Historienelement "Datei" wird eine Externe Datei, welche sich auf dem Dateisystem befinden" ausgewählt und mit der Stiftungsverwaltung verknüpft. Die ausgewählte Datei wird nicht zu den Daten der Stiftungsverwaltung hinzugefügt


Auswertungen

Folgende Auswertungen stehen im Menu "Auswertungen" zur Verfügung:

1. Sitzungsvorbereitung

2. Sitzungsprotokoll

3. Fällige Zahlungen

4. Bezahlte Gesuche

5. Nicht zu Stande gekommene Gesuche

6. Gesuche nach Kategorien

7. Gesuchsteller nach Kategorien

8. Offene Gesuche Vorjahre

9. Gesuche laufendes Jahr

10. Auswertung nach Betrag

11. Veranstaltungskalender

Die Auswertung "Deckblatt", wird im Gesuch-Editor direkt über das Drucksymbol ausgelöst.


Sitzungsvorbereitung

Nach gewählten Sitzungsdatum im dargestellten Dialog und betätigen von "Vorschau" oder "Drucken" werden die zwei Auswertungen

•   	zu behandelnde Gesuche

•   	Titelblatt

aufbereitet

Muster "Zu behandelnde Gesuche"

Muster "Zusammenfassung"


Sitzungsprotokoll

Nach gewähltem Sitzungsdatum im dargestellten Dialog und betätigen von "Vorschau" oder "Drucken" wird die Auswertung aufbereitet:

Muster "Sitzungsprotokoll"


Fällige Zahlungen

Die Auswertung listet sämtliche pendenten Zahlungen bis zum angegebenen Fälligkeitsdatum auf.

Muster "Fällige Zahlungen"


Bezahlte Gesuche

Es werden sämtliche bezahlten Gesuche aufgelistet, bei welchen die Zahlung innerhalb des angegebenen Zeitraumes liegt.

Muster "Bezahlte Gesuche"


Nicht zu Stande gekommene Gesuche

Die Auswertung listet sämtliche nicht zu Stande gekommen Gesuche innerhalb des angegebenen Zeitraumes auf.

Muster "Nicht zu Stande gekommene Gesuche"


Gesuche nach Kategorien

Die Auswertung listet Gesuche bzw. statistische Informationen.

Folgende 3 Unterkategorien sind vorhanden:

•   	Auswertung mit Details pro Jahr (Jahreszahl frei wählbar)

•   	Statistik pro Jahr (Jahreszahl frei wählbar)

•   	Auswertung mit Details über sämtliche Gesuche

Muster "Auswertung mit Details pro Jahr" - Inhaltsverzeichnis

Muster "Auswertung mit Details pro Jahr" - Detail


Gesuchsteller nach Kategorien

Die Auswertung listet Gesuchsteller bzw. statistische Informationen.

Folgende 3 Unterkategorien sind vorhanden:

•   	Auswertung mit Details pro Jahr (Jahreszahl frei wählbar)

•   	Statistik pro Jahr (Jahreszahl frei wählbar)

•   	Auswertung mit Details über sämtliche Gesuche


Offene Gesuche Vorjahre

Die Auswertung listet sämtliche noch nicht abgeschlossenen Gesuche der Vorjahre auf.

Muster "Offene Gesuche Vorjahre"


Gesuche laufendes Jahr

Die Auswertung listet sämtliche Gesuche des aktuellen Jahres auf.

Muster "Gesuche laufendes Jahr"


Auswertung nach Betrag

Die Auswertung listet sämtliche Gesuche auf, bei welchen der Betrag zwischen den eingegebenen Beträgen (von und bis) liegt.

Muster "Auswertung nach Betrag"


Veranstaltungskalender

Die Auswertung listet sämtliche Gesuche und die entsprechenden Veranstaltungsdaten im angegebenen Zeitraum auf. Die Erfassung der Daten erfolgt im Gesuch-Editor.

Muster "Veranstaltungskalender"


Deckblatt

Das Deckblatt wird im Gesuch-Editor über das Druck-Symbol direkt aufbereitet.

  Vorschau des Deckblattes

  Druck des Deckblattes

Beispiel "Deckblatt"


Stammdaten

In der Stammdatenverwaltung können folgende Stammdaten-Elemente bearbeitet

werden:

Mandant

Anreden

PLZ/Ort

Benutzer

Dokumentvorlagen

Unterschriften


Mandant

Verwaltung der Mandanten

Im Bereich Mandant wird neben der Bezeichnung des Mandanten der "Generelle Dateipfad" angegeben, in welchem Verzeichnis die Dateien für das Historienelement "Datei" gespeichert werden. Durch Doppelklick auf das Feld "Dateipfad" wird ein Dialog "Ordner suchen" geöffnet, mit welchem ein bestehendes Verzeichnis gewählt werden kann.

Bereich Sitzungen
In diesem Bereich werden sämtliche Sitzungen der Stiftungen geführt, welche im Gesuch-Editor einem Gesuch zugeordnet werden können

Bereich Kategorien

In diesem Bereich werden die Kategorien verwaltet, welche einem Gesuchsteller im Gesuchsteller-Editor zugeordnet werden können.

Bereich Gesuch-Kategorien

In diesem Bereich werden die Kategorien verwaltet, welche im Gesuch-Editor einem Gesuch zugeordnet werden können

Die Sitzungsdaten sowie die Kategorien werden neben der erwähnten Zuordnung für diverse Auswertungen benötigt.


Anreden

Verwaltung der Anreden.


PLZ / Ort

Verwaltung von PLZ und Ort


Benutzer

Verwaltung von Benutzer-Informationen.

Im rechten Teil der Liste befindet sich das Feld."Mailbody". Dieser Inhalt wird bei der Mailerstellung als Fusszeile im Outlook-Mail automatisch übernommen.


Dokumentvorlagen

Im Bereich der Dokumentvorlagen werden sämtliche Vorlagen verwaltet, welche durch die Stiftungsverwaltung erstellt werden können.

Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag, werden die angewählten Daten zur Bearbeitung geöffnet. Doppelklick auf den Eintrag mit (AutoWert) in der ersten Spalte, kann eine neue Dokumentvorlage erstellt werden.

Bei der Erfassung eines Datensatzes ist darauf zu achten, dass bevor die Textmarkenzuordnung erfolgen kann, das Fenster nochmals geschlossen und erneut geöffnet werden muss.


Unterschriften

Verwaltung der Unterschriften, welche für die Dokumenterstellung ausgewählt werden können.


Stamm für weitere Gesuche

Diese Stammdaten beinhalten andere Organisationen, bei welchen Gesuchsteller ggf. ebenfalls Gesuche einreichen. Die Zuordnung zu einem Gesuch erfolgt im Gesuch-Editor


Programmoptionen

Im Bereich der Optionen werden Systemeinstellungen vorgenommen. Die Bedeutung der einzelnen Einstellungen sind in der Tabelle erläutert.


FAQ

•   	Erstellung neue Briefvorlage


Erstellung neue Briefvorlage

Die Erstellung einer neuen Briefvorlage erfolgt in den nachfolgend aufgeführten Schritten:

0.  	Word-Dokument erstellen bzw. bestehende Briefvorlage kopieren

1.  	Inhaltliche Anpassungen der Briefvorlage vornehmen

2.  	Textmarken für die automatische Dokumentbefüllung positionieren

3.  	Dokumentvorlage speichern

Textmarke	Beschreibung
TMAdresse	Anschriftsadresse (mehrzeilig)
TMAnrede	Anrede des Empfängers
TMBetreff	Betreff des Dokumentes
TMDatum	Dokumentdatum
TMUnterschrift1	Unterschrift 1
TMUnterschrift2	Unterschrift 2
TMFunktion1	Funktion 1 im Zusammenhang mit Unterschrift 1
TMFunktion2	Funktion 2 im Zusammenhang mit Unterschrift 2
TMUsername	Mitarbeiter-Name des Dokumenterstellers
TMEmail	Email-Adresse des Dokumenterstellers
TMTelefon	Telefonnr des Dokumenterstellers
TMTelefax	Telefaxnr des Dokumenterstellers
TMEmpfaengernr	Telefax-Empfängernr
TMSeiten	Anzahl Seiten (für Telefax)

Anschliessend in den Programmoptionen (Dokumentvorlagen) die Vorlagen und die verwendeten Textmarken erfassen.