#$+Allgemeines

#$+kAInhalt

Allgemeines
Inhalt
Komponenten und Installation
Verwendete Symbole
Anwendung
Start der Applikation
Mandant-Auswahl
Gesuchsteller
Gesuchsteller-Übersicht
Gesuchsteller-Editor
Gesuch
Gesuch-Übersicht
Gesuch-Editor
Historienelemente
Auswertungen
Stammdaten
Mandant
Anreden
PLZ / Ort
Benutzer
Dokumentvorlagen
Unterschriften
Programmoptionen
FAQ

#$+kAKomponenten und Installation

Die Stiftungsverwaltung ist mit Microsoft Access 2003 entwickelt und besteht aus folgenden Komponenten:

·   	Stiftungen.mdb		Client-Anwendung
·   	Stiftung_data.mdb		Daten-Datenbank
·   	Dokumentvorlagen	

Bei der Installation ist darauf zu achten, dass im Mehrbenutzer-Betrieb die Daten-Datenbank (Stiftung_data.mdb) auf einem Server-Laufwerk zentral , die Client-Datenbank (Stiftungen.mdb) für einzelnen Benutzer separat zur Verfügung gestellt werden.

Beim Start der Stiftungsverwaltung wird überprüft, ob die Daten-Datenbank zur Verfügung steht. Ist dies nicht der Fall, wird der Benutzer aufgefordert, die entsprechende Daten-Datenbank zu suchen und auszuwählen.

Nach der Auswahl der Daten-Datenbank muss die Anwendung geschlossen und nochmals neu gestartet werden.

Anschliessend sollten die Programm-Optionen eingestellt werden.

#$+kAVerwendete Symbole

Symb.	Funktion	
	Fenster schliessen
	
	Neuer Datensatz erstellen
	
	Aktueller Datensatz löschen
	
	Aktueller Datensatz speichern
	
	Worddokument erstellen
	
	E-Mail versenden
	
	Datensatz für einen anderen Mandanten kopieren
	
	Bildschirmanzeige einer Auswertung (Gesuch-Deckblatt)
	
	Druck einer Auswertung (Gesuch-Deckblatt)
	
	Dokument auswählen (Historienelement Datei)
	
	- Dokument anzeigen (Historienelement Datei)
- Suche ausführen (Gesuchsteller, Gesuch)

#$+kAAnwendung

Die Anwendung gliedert sich in die folgenden Hauptkomponenten:

·   	Gesuchsteller und Gesuchsteller-Editor
·   	Gesuch und Gesuch-Editor
·   	Auswertungen
·   	Stammdaten
·   	Mandant-Auswahl

#$+kAStart der Applikation

Beim Start der Applikation wird als erster Bildschirm die Mandanten-Auswahl gezeigt.

Nachdem der Mandant ausgewählt wurde, startet. die Anwendung mit
dem gewählten Mandant das Formular "Gesuch".

vgl. Mandant-Auswahl
vgl. Gesuch

#$+kAMandant-Auswahl

Mit dem Formular "Mandant-Auswahl", kann zwischen den Mandanten gewechselt werden.

Sofern beim Wechsel noch andere Formulare geöffnet sind, werden diese automatisch geschlossen.

#$+kAGesuchsteller

Gesuchsteller sind Organisationen, Firmen oder Einzelpersonen,
welche bei einer Stiftung Gesuche einreichen.

Die Gesuchsteller in der Applikationen dienen als Gruppierungselemente
und haben einen zweitrangigen Charakter

vgl. Gesuchsteller-Übersicht
vgl. Gesuchsteller-Editor

#$+kAGesuchsteller-Übersicht

Im Formular Gesuchsteller werden sämtliche Gesuchsteller angezeigt. Die Detailanzeige, Mutation bzw. eine Neuerfassung eines Gesuchstellers erfolgt im Gesuchsteller-Editor.

Im oberen Bereich des Formulares sind die Navigationselemente, wie 
- Formular schliessen
- Neuer Gesuchsteller eröffnen
- aktuell gewählter Gesuchsteller löschen

Anschliessend finden sich die Elemente zur Datenselektion und am Schluss die Liste der Gesuchsteller.

Im Suchfeld können einzelne Suchbegriffe eingegeben werden. Es werden sämtliche Datensätze angezeigt, bei denen irgend ein Feld dem entsprechenden Suchbegriff entspricht.

Es können auch sog. Wildcards für die Suche verwendet werden (*).

Beispiele:
*jahr	Zeigt alle Datensätze, welche das (Teil-)Wort "jahr" beinhalten
jahr	Zeigt alle Datensätze, welche mit "jahr" beginnen

Bei den Suchkriterien werden Gross- und Kleinschreibung ignoriert.

#$+kAGesuchsteller-Editor

Im Formular "Gesuchsteller-Editor" werden die Detaildaten eines Gesuchstellers erfasst bzw. geändert.

Ein Gesuchsteller kann mehreren Kategorien zugeordnet werden. Dabei können aus den zur Verfügung stehenden Kategorien diejenigen markiert werden, welche benötigt sind. Die Entfernung einer Zuordnung erfolgt wiederum über das Anklicken des Kästchen "Zugeordnet".

Die Liste der Gesuche enthält sämtliche Gesuche, welcher mit dem Gesuchsteller verknüpft sind. Durch Doppelklick auf ein Gesuch in der Liste der Gesuche öffnet sich der Gesuch-Editor mit den Detailangaben.

Im Bereich Historienelemente können diverse Elemente hinzugefügt werden. Die Detailanzeige eines Elementes Erfolgt durch Doppelklick auf den Eintrag in der Liste (vgl. Historienelemente)

#$+kAGesuch

Für die Verwaltung von Gesuchen sind grundsätzlich folgende 2 Möglichkeiten vorhanden:

·   	Liste Gesuch-Übersicht
·   	Gesuch-Editor (über die Gesuch-Übersicht anwählbar)

#$+kAGesuch-Übersicht

Im Formular Gesuch werden sämtliche Gesuche angezeict. Die Detailanzeige, Mutation bzw. eine Neuerfassung eines Gesuches erfolgt im Gesuch-Editor.

Im oberen Bereich des Formulares sind die Navigationselemente, wie 
- Formular schliessen
- Neues Gesuch eröffnen
- aktuell gewähltes Gesuch löschen

Anschliessend finden sich die Elemente zur Datenselektion und am Schluss die Liste der Gesuche.

Im Suchfeld können einzelne Suchbegriffe eingegeben werden. Es werden sämtliche Datensätze angezeigt, bei denen irgend ein Feld dem entsprechenden Suchbegriff entspricht.

Es können auch sog. Wildcards für die Suche verwendet werden (*).

Beispiele:
*jahr	Zeigt alle Datensätze, welche das (Teil-)Wort "jahr" beinhalten
jahr	Zeigt alle Datensätze, welche mit "jahr" beginnen

Bei den Suchkriterien werden Gross- und Kleinschreibung ignoriert.

#$+kAGesuch-Editor

Mit dem Gesuch-Editor werden sämtliche Daten eines Gesuches erfasst und verwaltet.

Der Gesuch-Editor teilt sich in folgende 4 Registerlaschen auf:

·   	Gesuchdaten
·   	Gesuch-Details
·   	Frühere Beiträge
·   	Nicht zu Stande gekommen / Vertagung

Der Bereich Historien-Elemente ist auf allen 4 Bildschirmen ersichtlich.

Im Bereich Historienelemente können diverse Elemente hinzugefügt werden. Die 
Detailanzeige eines elementes Erfolgt durch Doppelklick auf den Eintrag in der Liste (vgl. Historienelemente)

#$+kAGesuchdaten

In der ersten Registerlasche "Gesuchdaten" werden die Hauptinformationen eines Gesuchs verwaltet.

Bereich Gesuch-Daten
·   	Grundinformationen eines Gesuches
·   	Daten über die Durchführung der Veranstaltung (vgl. Auswertungen - Veranstaltungskalender)
·   	Zwingende Felder: Kategorie, Gesuchsteller

Bereich Gesuch-Lifecycle
·   	Daten über das Gesuch bzw. dessen Verlauf inkl. Sitzungszuordnung
·   	Zwingende Felder: Sitzung (Steht die benötigte Sitzung nicht zur Auswahl, muss diese in den Stammdaten erfasst werden)

Bereich Entscheid
·   	Angaben über den Gesuchsentscheid
·   	Ein gesetztes Fälligkeitsdatum ermöglicht die Ausgabe auf der Liste "Fällige Zahlungen"
·   	Differenziert der Bezahlte Betrag zum entschiedenen Betrag, muss zwingend eine Bemerkung erfasst werden. Diese Bemerkungen werden in den Auswertungen "Fällige Zahlungen" sowie "Bezahlte Gesuche" ausgegeben.

Bereich Historienelemente
vgl. Historienelemente

Bereich Kontakt
·   	Kontaktangaben des Gesuchstellers
·   	Wird dar Hacken (Gesuchsteller-Name verw.) wird bei der Adressaufbereitung neben den eigentlichen Kontaktangaben der Name des Gesuchstellers aufbereitet.
·   	Durch die Verwendung des Symbols  können Kontaktdaten eines bereits erfassten Gesuches kopiert werden

Bereich Abschluss
·   	Ist ein Gesuch abgeschlossen, wird dieser Hacken gewählt. Das Datum wird automatisch eingefügt.

#$+kAGesuch-Details

Im Bereich der Gesuch-Details können Detailinformationen verwaltet werden, welche u.a. auf dem Deckblatt angedruckt werden.

Bereich Kosten
·   	Aufzählung der dem Gesuch begefügten Kostenpositionen

Bereich Defizit
·   	Geschätztes Defizit des Gesuchs

Bereich Einnahmen
·   	Geschätzte Einnahmen der Veranstaltung

Bereich Nebengesuchsteller
·   	Es können bis zu 3 Nebengesuchsteller erfasst werden, welche sich an einem Gesuch beteiligen. 

#$+kAFrühere Beiträge

Im Bereich "Frühere Beiträge" können zusätzliche Informationen über Gesuche, welche zu früheren Zeitpunkten beschlossen wurden, erfasst werden. Diese Informationen werden auf dem Deckblatt angedruckt.

#$+kANicht zu Stande gekommen

In diesem Bereich werden die Informationen eines Gesuches über ein nicht zu Stande kommen bzw. über eine Vertagung der Sitzung, an welcher das Gesuch behandelt wird, geführt.

#$+kAHistorienelemente

Pro Gesuchsteller bzw. Gesuch können mehrere unterschiedliche Historienelemente geführt werden.

Wird mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag geklickt, öffnet sich das folgende Kontextmenu, welches 4 Funktionen aufweist:

Folgende Historienelemente können erfasst werden:

Notiz

Datei
Für das Historienelement "Datei" wird eine Externe Datei, welche sich auf dem Dateisystem befinden" ausgewählt und mit der Stiftungsverwaltung verknüpft. Die ausgewählte Datei wird nicht zu den Daten der Stiftungsverwaltung hinzugefügt

#$+kAAuswertungen

Folgende Auswertungen stehen im Menu "Auswertungen" zur Verfügung:

1. Sitzungsvorbereitung
2. Sitzungsprotokoll
3. Fällige Zahlungen
4. Bezahlte Gesuche
5. Nicht zu Stande gekommene Gesuche
6. Gesuche nach Kategorien
7. Gesuchsteller nach Kategorien
8. Offene Gesuche Vorjahre
9. Gesuche laufendes Jahr
10. Auswertung nach Betrag
11. Veranstaltungskalender

Die Auswertung "Deckblatt", wird im Gesuch-Editor direkt über das Drucksymbol ausgelöst.

#$+kASitzungsvorbereitung

Nach gewählten Sitzungsdatum im dargestellten Dialog und betätigen von "Vorschau" oder "Drucken" werden die zwei Auswertungen 
·   	zu behandelnde Gesuche
·   	Titelblatt 
aufbereitet

Muster "Zu behandelnde Gesuche"

Muster "Zusammenfassung"

#$+kASitzungsprotokoll

Nach gewähltem Sitzungsdatum im dargestellten Dialog und betätigen von "Vorschau" oder "Drucken" wird die Auswertung aufbereitet:

Muster "Sitzungsprotokoll"

#$+kAFällige Zahlungen

Die Auswertung listet sämtliche pendenten Zahlungen bis zum angegebenen Fälligkeitsdatum auf.

Muster "Fällige Zahlungen"

#$+kABezahlte Gesuche

Es werden sämtliche bezahlten Gesuche aufgelistet, bei welchen die Zahlung innerhalb des angegebenen Zeitraumes liegt.

Muster "Bezahlte Gesuche"

#$+kANicht zu Stande gekommene Gesuche

Die Auswertung listet sämtliche nicht zu Stande gekommen Gesuche innerhalb des angegebenen Zeitraumes auf.

Muster "Nicht zu Stande gekommene Gesuche"

#$+kAGesuche nach Kategorien

Die Auswertung listet Gesuche bzw. statistische Informationen.

Folgende 3 Unterkategorien sind vorhanden:
·   	Auswertung mit Details pro Jahr (Jahreszahl frei wählbar)
·   	Statistik pro Jahr (Jahreszahl frei wählbar)
·   	Auswertung mit Details über sämtliche Gesuche

Muster "Auswertung mit Details pro Jahr" - Inhaltsverzeichnis

Muster "Auswertung mit Details pro Jahr" - Detail

#$+kAGesuchsteller nach Kategorien

Die Auswertung listet Gesuchsteller bzw. statistische Informationen.

Folgende 3 Unterkategorien sind vorhanden:
·   	Auswertung mit Details pro Jahr (Jahreszahl frei wählbar)
·   	Statistik pro Jahr (Jahreszahl frei wählbar)
·   	Auswertung mit Details über sämtliche Gesuche

#$+kAOffene Gesuche Vorjahre

Die Auswertung listet sämtliche noch nicht abgeschlossenen Gesuche der Vorjahre auf.

Muster "Offene Gesuche Vorjahre"

#$+kAGesuche laufendes Jahr

Die Auswertung listet sämtliche Gesuche des aktuellen Jahres auf.

Muster "Gesuche laufendes Jahr"

#$+kAAuswertung nach Betrag

Die Auswertung listet sämtliche Gesuche auf, bei welchen der Betrag zwischen den eingegebenen Beträgen (von und bis) liegt.

Muster "Auswertung nach Betrag"

#$+kAVeranstaltungskalender

Die Auswertung listet sämtliche Gesuche und die entsprechenden Veranstaltungsdaten im angegebenen Zeitraum auf. Die Erfassung der Daten erfolgt im Gesuch-Editor.

Muster "Veranstaltungskalender"

#$+kADeckblatt

Das Deckblatt wird im Gesuch-Editor über das Druck-Symbol direkt aufbereitet.

  Vorschau des Deckblattes

  Druck des Deckblattes

Beispiel "Deckblatt"

#$+kAStammdaten

In der Stammdatenverwaltung können folgende Stammdaten-Elemente bearbeitet
werden:

Mandant
Anreden
PLZ/Ort
Benutzer
Dokumentvorlagen
Unterschriften

#$+kAMandant

Verwaltung der Mandanten

Im Bereich Mandant wird neben der Bezeichnung des Mandanten der "Generelle Dateipfad" angegeben, in welchem Verzeichnis die Dateien für das Historienelement "Datei" gespeichert werden. Durch Doppelklick auf das Feld "Dateipfad" wird ein Dialog "Ordner suchen" geöffnet, mit welchem ein bestehendes Verzeichnis gewählt werden kann.

Bereich Sitzungen
In diesem Bereich werden sämtliche Sitzungen der Stiftungen geführt, welche im Gesuch-Editor einem Gesuch zugeordnet werden können

Bereich Kategorien
In diesem Bereich werden die Kategorien verwaltet, welche einem Gesuchsteller im Gesuchsteller-Editor zugeordnet werden können.

Bereich Gesuch-Kategorien
In diesem Bereich werden die Kategorien verwaltet, welche im Gesuch-Editor einem Gesuch zugeordnet werden können 

Die Sitzungsdaten sowie die Kategorien werden neben der erwähnten Zuordnung für diverse Auswertungen benötigt.

#$+kAAnreden

Verwaltung der Anreden.

#$+kAPLZ / Ort

Verwaltung von PLZ und Ort

#$+kABenutzer

Verwaltung von Benutzer-Informationen.

Im rechten Teil der Liste befindet sich das Feld."Mailbody". Dieser Inhalt wird bei der Mailerstellung als Fusszeile im Outlook-Mail automatisch übernommen.

#$+kADokumentvorlagen

Im Bereich der Dokumentvorlagen werden sämtliche Vorlagen verwaltet, welche durch die Stiftungsverwaltung erstellt werden können.

Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag, werden die angewählten Daten zur Bearbeitung geöffnet. Doppelklick auf den Eintrag mit (AutoWert) in der ersten Spalte, kann eine neue Dokumentvorlage erstellt werden.

Bei der Erfassung eines Datensatzes ist darauf zu achten, dass bevor die Textmarkenzuordnung erfolgen kann, das Fenster nochmals geschlossen und erneut geöffnet werden muss.

#$+kAUnterschriften

Verwaltung der Unterschriften, welche für die Dokumenterstellung ausgewählt werden können.

#$+kAStamm für weitere Gesuche

Diese Stammdaten beinhalten andere Organisationen, bei welchen Gesuchsteller ggf. ebenfalls Gesuche einreichen. Die Zuordnung zu einem Gesuch erfolgt im Gesuch-Editor

#$+kAProgrammoptionen

Im Bereich der Optionen werden Systemeinstellungen vorgenommen. Die Bedeutung der einzelnen Einstellungen sind in der Tabelle erläutert.

#$+kAFAQ

·   	Erstellung neue Briefvorlage

#$+kAErstellung neue Briefvorlage

Die Erstellung einer neuen Briefvorlage erfolgt in den nachfolgend aufgeführten Schritten:

0.  	Word-Dokument erstellen bzw. bestehende Briefvorlage kopieren
1.  	Inhaltliche Anpassungen der Briefvorlage vornehmen
2.  	Textmarken für die automatische Dokumentbefüllung positionieren
3.  	Dokumentvorlage speichern 

Textmarke	Beschreibung	
TMAdresse	Anschriftsadresse (mehrzeilig)	
TMAnrede	Anrede des Empfängers	
TMBetreff	Betreff des Dokumentes	
TMDatum	Dokumentdatum	
TMUnterschrift1	Unterschrift 1	
TMUnterschrift2	Unterschrift 2	
TMFunktion1	Funktion 1 im Zusammenhang mit Unterschrift 1	
TMFunktion2	Funktion 2 im Zusammenhang mit Unterschrift 2	
TMUsername	Mitarbeiter-Name des Dokumenterstellers	
TMEmail	Email-Adresse des Dokumenterstellers	
TMTelefon	Telefonnr des Dokumenterstellers	
TMTelefax	Telefaxnr des Dokumenterstellers	
TMEmpfaengernr	Telefax-Empfängernr	
TMSeiten	Anzahl Seiten (für Telefax)	

Anschliessend in den Programmoptionen (Dokumentvorlagen) die Vorlagen und die verwendeten Textmarken erfassen.